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ERP实施最恐怖的事情:需求变更

时间:2009-11-14 21:52 点击:1056次 字体:[ ]




  辛辛苦苦熬了几个月的通宵,终于确立了ERP需求,规范了工作流程,系统配置也完成了,正准备按部就班ERP系统上线时,企业用户突然改变了需求,不想这么做了,提出了新的需求。这对于ERP实施顾问来说,正如晴天惊雷,这也是所有ERP顾问最感到恐怖的事情。因为有时候,用户只是简单的一句话,但是对于系统的调整来说工作量是非常大的。

  一.需求变更:迁就or拒绝?

  从ERP项目立项开始,需求就是ERP实施顾问的心头之痛。随着对ERP的深入认识、项目环境的变动,企业内外部多种因素都可能使客户对ERP的需求不断改变。如果不能有效处理这些需求变更,项目实施进度必将一再调整,上线日期也会随之一再拖延,项目成员的士气也将越来越低落,严重的还会直接导致ERP项目失败。

  需求变更,本应是客户的权力,但也是实施顾问的为难之处。如果确需变更,当然要满足客户需要。问题是不能让变更权力滥用,把一些无关痛痒的变更宠惯养成堂而皇之的变更。例如,我曾经在某ERP项目中属于“谦虚型”,对于客户提出的变更,无论大小都给予解决,客户对此非常满意。然而,项目进度却拖得很长,项目一再延期。相比之下,在另一个项目上我显得稍有些“盛气凌人”,对于客户提出的需求变更,大多都不予理睬,客户对此不是很满意。不过,该项目的进度控制得较好,基本能按期完成项目。

  按后一种“盛气凌人”的做法,对客户的要求一概不理,自顾自地按照最初的需求和计划实施,很可能会由于没有用户的参与,使得ERP系统与用户的需求相差甚远,导致验收通不过,收不回尾款而使公司利益受损。对于客户来说,达不到需求的满足也浪费了投资。事实上,客户不满意,则项目就不算成功,实施顾问辛勤劳动最后就只能落得个“没有功劳,只有苦劳”的份。

  但按前一种“谦虚型”做法,完全顺着客户的意见走,客户满意度就一定会高吗?其实也不一定。由于需求变更会带来工作量的大量增加,甚至可能会出现大量的无效劳动。而且,频繁变动的需求也会导致实施质量下降,留下许多隐患。因此,一味的迁就用户将会使进度一拖再拖,实施方案一改再改,变更越来越多,士气越来越疲,公司越来越不满意,用户越来越急。到最后,实施顾问会发现这个项目已经成为了一个“不可能完成的任务”。

  二.需求变更为什么总是做不完?

  在ERP实施过程中,实施顾问所要面对的将是一系列和多方面的考验。经常发生而又最令人头疼的恐怕就是需求变更了。客户变更需求是ERP项目与生俱来的特性,也是一个无法避免的事实。需求变更的表现形式是多方面的,如客户临时改变想法、项目预算增加或减少、客户对功能的需求改变等。它会导致ERP实施过程中成本增加、进度拖延等风险,而且越往后的变更产生的风险将越大。

  以笔者参与的多个ERP实施项目的实际经历来看:需求变更泛滥是非常可怕的事,尤其是到了项目实施后期,客户不断对移交的ERP系统提出修改意见,甚至有时刚刚重新完成的更改,客户又要求改回去或改成另一种模式。需求变更越来越多,实施顾问只能疲于应付。“无底洞”是大部分实施顾问进行ERP项目的共同感觉。

  实施顾问作为项目的承担者,在规定时间内利用有限资源保质保量的完成项目,让客户和公司都满意是最终目标。但是让客户满意就是不断满足客户无穷无尽的需求吗?我们分析一下出现需求变更的根源。

  (1)合同签订马虎,没有真正明白客户需求

  签订合同时缺乏对客户需求认真对待,导致需求描述不清,为后期的实施工作带来困惑。ERP销售顾问为使客户能够快速的签订合同,往往草率决定和片面同意客户提出的需求。当客户提出新的需求时,往往是销售顾问一看“应该”只是一个小小的修改,没有太大的影响,所以直接答应能变更。

  该问题的关键是合同签署的太烂,没有把需求明确再签合同,而且也没有把需求变更的流程写入合同。如果在合同时把客户需求弄清楚,后期就根本不需要频繁的变更需求。签订合同时明确定义项目需求的范围,可以为以后各项实施工作的开展奠定深厚的基础。



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